Бракованный товар с кодом возвращают в пять шагов: фиксируют брак, направляют поставщику претензию по форме ТОРГ-2, получают согласование, подписывают корректировочный документ УКД, и после этого коды возвращаются поставщику. Если товар нельзя ни продать, ни вернуть, подают документ «Вывод из оборота» в течение 3 рабочих дней.
Два документа, которые встретятся дальше.
Что считать браком и какой документ нужен
Брак — это дефект самого товара: он не включается, повреждён, не соответствует заявленному. Если товар исправен, а коды в УПД не совпали с фактом или код на упаковке повреждён, это не брак.
| Ситуация | Документ | Кто оформляет |
|---|---|---|
| Товар бракованный, возврат согласован с поставщиком | Претензия на бланке ТОРГ-2, затем УКД к ранее переданному УПД | Претензию оформляет покупатель, УКД формирует поставщик |
| Товар нельзя ни продать, ни вернуть: он утрачен, уничтожен или утилизирован | Документ «Вывод из оборота» | Участник оборота, за которым числятся коды |
| Вы уже продали бракованный товар дальше | Возврат кодов поставщику невозможен, пока они не вернутся к вам по цепочке | Сначала ваш покупатель, затем вы |
Шаг 1. Проверьте товар и зафиксируйте брак
Сохраните доказательства: без них поставщик не согласует возврат. Сделайте это в день приёмки или сразу после обнаружения дефекта.
- Откройте УПД в ЭДО (электронном документообороте) и найдите строку с этим товаром. Запишите номер и дату документа.
- Осмотрите товар вместе с упаковкой. Сфотографируйте дефект, упаковку со всех сторон и код на упаковке так, чтобы он читался.
- Сравните код на упаковке с кодом в УПД. Если они не совпадают, это расхождение, а не брак.
- Составьте акт о браке в свободной форме: дата, кто проверял, номер и дата УПД, название и количество товара, описание дефекта. Форму акта и подписантов уточните у бухгалтера.
- Не отклеивайте и не закрашивайте код. Товар возвращают вместе с ним.
Если дефект появился при перевозке, зафиксируйте его в момент получения от транспортной компании: Как правильно принять товар от транспортной компании.
Шаг 2. Направьте претензию по форме ТОРГ-2
Претензию оформляют на бланке ТОРГ-2 и направляют поставщику. По инструкции Честного знака, это претензионный документ между сторонами: в систему «Честный знак» он не подаётся и на принадлежность кодов не влияет. Поэтому отправка ТОРГ-2 сама по себе коды не вернёт.
В претензии укажите номер и дату УПД, название и количество товара, описание дефекта и основание: например, брак. Приложите фотографии и акт. Отправьте документ тем способом, который прописан в договоре поставки, и сохраните подтверждение отправки. Кто в вашей компании подписывает претензии, уточните у бухгалтера или руководителя.
Шаг 3. Согласуйте возврат с поставщиком
Поставщик не обязан принимать возврат без согласования. Дождитесь ответа и не отправляйте товар без письменного «да». Сроки согласования и условия возврата определяет договор поставки.
Что сделать, пока идёт согласование:
Шаг 4. Подпишите УКД к прежнему УПД
После согласования поставщик формирует УКД к ранее переданному УПД. В нём отражено, какие товары и какие коды возвращаются. Вы получаете документ в своём ЭДО, проверяете и подписываете электронной подписью.
- Откройте документ и найдите номер исходного УПД. Он должен совпасть с номером в вашей претензии.
- Сравните количество возвращаемых штук и количество кодов в строке. Убедитесь, что коды относятся именно к бракованному товару, а не к соседним позициям.
- Если всё верно, подпишите УКД. Если нет, напишите поставщику, что именно не совпало, запросите исправленный документ и согласуйте, подписывать ли УКД до исправления.
Если не знаете, как найти нужный документ в ЭДО, спросите оператора ЭДО или бухгалтера.
Шаг 5. Верните товар поставщику
Товар и коды снова числятся у поставщика. Отправьте товар способом, который вы согласовали. Сохраните накладную перевозчика и подписанный УКД: они подтверждают возврат, если появятся вопросы.
Что делать, если товар нельзя ни продать, ни вернуть
Если брак не позволяет продать товар, а поставщик возврат не согласовал, товар нужно вывести из оборота. Вывод из оборота — это сообщение в систему о том, что код больше не относится к товару в обороте: товар утрачен, уничтожен или утилизирован. Сведения подают в течение 3 рабочих дней (п. 112 Правил, утверждённых постановлением № 1954).
В документе «Вывод из оборота» выберите одну из причин:
Для причины «Другое» обязательно описание словами. Причины «Порча» в списке нет: испорченный товар оформляют одной из названных причин.
- Решите вместе с руководителем и бухгалтером, что делать с товаром: утилизировать, уничтожить или принять как утрату.
- Оформите внутренний акт по правилам вашей компании.
- В течение 3 рабочих дней подайте в личном кабинете «Честного знака» документ «Вывод из оборота» с нужной причиной.
- Сохраните копию документа и акт.
Какие значения доступны в списке причин для вашей товарной группы, проверьте в личном кабинете. Если сомневаетесь, позвоните в поддержку «Честного знака»: 8 (800) 222-15-23 (звонки из России).
Если вы уже продали товар дальше
Сейчас коды числятся за вашим покупателем. Сначала решите вопрос с ним, чтобы товар и коды вернулись к вам. После этого возвращайте товар поставщику по шагам 2–5.
